プライバシーポリシー

重要なお知らせ
本ポリシー（当社の「ウェブサイト利用規約」および本ポリシー内で言及されるその他の文書を含む）は、当社がお客様から収集する、またはお客様から提供された個人データを当社が処理する根拠を定めたものです。お客様の個人データに関する当社の取り扱いについてご理解いただくため、以下を注意深くお読みください。www.opatra.com（当社サイト）にアクセスすることにより、お客様は本ポリシーに記載されている取り扱い内容に同意したものとみなされます。
一般データ保護規則（GDPR）の目的上、データ管理者はOpatra Ltd（住所：1Borehamwood EnterpriseWD6 4RQ, United Kingdom）です。
Opatra Ltdはデータ保護責任者（DPO）を任命しており、:office@opatra.com までご連絡いただけます。
当社は、お客様がご自身のプライバシーおよび当社が保有する個人情報のセキュリティを重視されていることを認識しております。 当社は、データ保護法および原則に従って、お客様の個人データおよび機微な個人データを扱うことをお約束します。つまり、お客様のデータは以下の通り取り扱われます：
合法的、公正かつ透明性のある方法で利用されます。
当社がお客様に明確に説明した正当な目的のためにのみ収集され、それらの目的と相容れないいかなる方法でも利用されることはありません。
当社がお客様に通知した目的に関連し、それらの目的にのみ限定されます。
正確かつ最新の状態に保たれています。
当社がお客様に通知した目的に必要な期間のみ保持されます。
安全に保管されます。
本ウェブサイトは児童を対象としたものではなく、当社は故意に児童に関するデータを収集することはありません。
当サイトへのご訪問ありがとうございます。本プライバシーポリシーは2018年5月25日より発効します。

個人データとは何ですか？
個人データとは、お客様を直接的または間接的に特定できる情報を指します（「個人データ」）。 これには通常、氏名、住所、メールアドレス、電話番号などの情報が含まれますが、IPアドレスなどの他の情報も含まれる場合があります。
個人データはどのように収集されますか？
当社は、以下を含む様々な方法を通じて、お客様から、またはお客様に関するデータを収集します：
直接的なやり取り：お客様は、当社施設内または施設外で直接当社と会話する際、フォームに記入する際、または郵便、電話、電子メール、その他の手段で当社と連絡を取る際に、個人データを提供することがあります。 これには、以下の際に提供される個人データが含まれます：
当社の製品またはサービスの申し込みや購入；
当社のウェブサイトでのアカウント作成；
当社のサービスや出版物の購読；
マーケティング情報の送付依頼；または
フィードバックの提供。
製品保証の登録。
自動化された技術またはやり取り：お客様が当社のウェブサイトを利用する際、当社はお客様の端末、閲覧行動、および閲覧パターンに関するデータを自動的に収集する場合があります。当社は、クッキーおよびその他の類似の技術を使用して、この個人データを収集します。

第三者または公開情報源：当社は、以下に示すさまざまな第三者および公開情報源から、お客様に関する個人データを受け取る場合があります。
EU域外に拠点を置くGoogleなどの分析プロバイダーからの技術データ。
EU域内に拠点を置く当社の銀行など、技術、決済、配送サービスのプロバイダーからの連絡先および財務データ。
EU域内に所在するCompanies Houseなどの公的に利用可能な情報源からの連絡先データ。
法律上、またはお客様との契約条件に基づき個人データの収集が必要であるにもかかわらず、お客様が要求に応じて当該データを提供しなかった場合、当社はお客様との間で締結済み、または締結しようとしている契約（例えば、商品やサービスの提供）を履行できない可能性があります。 その場合、当社が提供する製品またはサービスをキャンセルせざるを得ない可能性がありますが、その際は速やかに通知いたします。
当社がどのような個人データを、どのような目的で収集し、どのように利用・保存・保護しているかについては、以下の各カテゴリーをご覧ください。

OPATRA LTDの小売顧客
最高品質のサービスを提供するため、当社の分析ツールを使用してお客様の肌タイプを把握する場合があります。
専門的かつ安全で効率的なサービスを提供するため、当社は特定の情報を記録しています。そのような情報には以下が含まれる場合があります：
お名前、ご住所、生年月日、緊急連絡先などの基本情報；
お客様の肌タイプに関するその他の詳細およびメモ；
情報の処理
当社はお客様の個人データを処理しており、これには以下が含まれます：
ケアに関する情報；
お支払いに関する情報；
管理に関する情報；
当社は、お客様の個人データを安全なシステム上で保管しています。

お客様の権利
お客様には、一般データ保護規則（GDPR）およびコモン・ロー上の守秘義務に基づき、機密保持の権利が認められています。
当社の全従業員の雇用契約には、お客様の情報を機密として扱うことが義務付けられています。全従業員は、「機密情報に関する行動規範」を遵守しなければなりません。
当社の基本原則は、お客様の記録を厳重に機密扱いして処理することです。
お客様には、ご自身に関するすべての記録の写し（通常は紙または電子形式）を請求する権利があります。

通常、当社が保有するお客様に関する情報の印刷物の提供には費用はかかりません。当社は、お客様のご請求に対して1ヶ月以内に回答する義務があります。担当者がお客様を特定できるよう、十分な情報（例：氏名、住所、生年月日など）をご提供いただく必要があります。 情報の開示に先立ち、パスポート、運転免許証（写真付き）、クレジットカードまたはデビットカードなどの身分証明書の提示が必要となります。
当社が保有するお客様に関する情報に不正確な点や誤りがあると思われる場合は、お知らせください。
お客様は、当社による情報の保有に異議を申し立てることができます。本ポリシーについてさらにご質問がある場合、またはお客様の権利について詳しく知りたい場合は、データ保護責任者（office@opatra.com）までご連絡ください。
2. オフィスまたは電話での小売注文
どのような情報が収集されますか？
お客様が製品をご注文される際、またはご購入された製品のVAT還付を申請される際、当社はお客様から以下の個人データを収集する場合があります：
氏名、肩書き、住所、メールアドレス、自宅電話番号、携帯電話番号、支払い情報（銀行口座またはクレジットカード情報など）、注文履歴、年齢／生年月日、お客様のご要望への対応に関する情報、およびお客様が自発的に当社に提供したその他の個人データ。


処理の目的は何ですか？
当社は、お客様に当社の製品またはサービスを提供し、お客様が当社に依頼された当該製品またはサービスの代金を受け取るために、この個人データを処理します。
データはどこに、どのくらいの期間保存されますか？
当社は、法律により情報の保持が義務付けられている期間（通常は最長6年間）、お客様の個人データを社内で安全に保管するか、英国国内の社外施設で安全にアーカイブして保管します。
情報は誰と共有される可能性がありますか？
当社は、安全かつ確実なサービスを提供するために、この情報を当社の従業員、ならびに決済サービスプロバイダーおよび配送業者と共有する場合があります。
個人データの処理の法的根拠は何ですか？
当社は、お客様の注文や、お客様からご依頼いただいたその他のサービスを処理するために、この情報が必要です（契約の履行）。 機微な情報（例：お客様の肌に関する情報）とみなされる情報が必要な場合は、当該個人データを処理する上での当社の法的義務について、透明性をもってお客様に通知いたします。お客様のデータは、マーケティングを含むその他のいかなる目的にも使用されません。

卸売および法人顧客
どのような情報が収集されますか？
Opatra Ltdのアカウント（オンラインまたはオフライン）にお申し込みいただく際、当社はお客様から以下の個人データを収集する場合があります：氏名、肩書き、専門職登録番号、配送先住所、請求先住所、メールアドレス、勤務先の電話番号、携帯電話番号、処方医の氏名、処方医の肩書き、処方医の専門職登録番号、銀行照会番号、取引先照会番号、署名、写真付き身分証明書、生年月日、性別。
お客様がアカウントを使用して注文を行う際、当社はお客様から以下の追加の個人データを収集する場合があります：患者様への処方箋（患者様の氏名、住所、生年月日、皮膚情報を含む）、お支払い情報（銀行口座、デビットカード／クレジットカード、小切手の詳細など）、および追加の配送先住所。 また、紛争、返品、返金、または苦情が発生した場合、追加情報を収集することがあります。
お客様は、提供する情報が正確かつ完全であることを確認する必要があります。正確な情報を提供しなかった場合、アカウントが閉鎖される可能性があります。
当サイトへの各訪問に関して、当社は以下の情報を自動的に収集する場合があります：
技術情報（お客様のコンピュータをインターネットに接続するために使用されるインターネットプロトコル（IP）アドレス、ログイン情報、ブラウザの種類とバージョン、タイムゾーン設定、ブラウザプラグインの種類とバージョン、オペレーティングシステム、プラットフォームなど）；
訪問に関する情報（当サイトへの、サイト内での、および当サイトからの完全なURLクリックストリーム（日時を含む）など）； 閲覧または検索した製品；ページの応答時間、ダウンロードエラー、特定のページへの滞在時間、ページとのインタラクション情報（スクロール、クリック、マウスオーバーなど）、およびページから離脱するために使用された方法、ならびに当社のカスタマーサービス番号への通話に使用された電話番号。
処理の目的は何ですか？
当社は、お客様が当社の製品を注文できるよう、Opatra Ltdにおけるアカウント（アカウント識別子を含む）を提供するために、この個人データを処理します。
当社は、お客様の注文品をお届けし、患者様への医薬品を調剤し、注文代金の支払いを受け付け、お問い合わせ、返品、苦情に対応するために、これらの追加の個人データを処理します。
データはどこに、どのくらいの期間保存されますか？
オンライン申請書は、欧州に拠点を置く安全なサーバーおよびクラウド上に保管されます。 オフラインの申請書は、施設内で安全に保管されます。2年経過後、オフラインの申請書は施設外の安全なアーカイブに移管されます。当該情報へのアクセスは、アクセスが必要なスタッフに限定されています。すべての申請書は、アカウントが使用されている間は保管され、最後の取引から最大7年間は保管されます。
アカウントの主要な連絡先情報の更新は、お客様の責任となります。このような更新は、書面による場合のみ受け付けられます。
opatra.comのOpatra Ltdポータルを通じて送信された注文は、EUに拠点を置く安全なサーバーおよびクラウド上で暗号化された状態で保管されます。これらの注文・処方箋へのアクセスは、アクセスが必要な従業員のみに制限されています。

注文および支払いの詳細、ならびに苦情やクレジットノートは、当社の安全なEU拠点のサーバーおよびクラウドシステムに、法的に義務付けられている期間、通常はHMRCのガイドラインに基づき最長7年間保存されます。デビットカードまたはクレジットカードの情報は、加盟店領収書を除き、いかなる時点でも保存されることはありません。

マーケティング

If you opt-in (on-line or off-line) to receive on-line marketing and offers we will add your name and email address to our marketing database, which maintains equivalency to EU data protection under the Shield certification. Please review their data policy here https://mailchimp.com/legal/terms/. You can change your marketing preferences at any time and will always be offered the opportunity to unsubscribe. We process your name and email address on this basis under your positive consent to do so.
Under EU direct marketing laws we may also send you on-line marketing if you have previously placed an order with us. You can change your marketing preferences at any time and will always be offered the opportunity to unsubscribe.
We may from time to time sent direct print marketing to you, under our legitimate interests.
We will still contact you regarding your account or orders even if you have opted out of receiving marketing from us.
Who may the information be shared with?
We may share Personal Data that we receive from account holders including information used to set-up their account with the following third parties:
Our group companies -we may share your personal information with any member of our group, which means our subsidiaries, our ultimate holding company and its subsidiaries, as defined in section 1159 of the UK Companies Act 2006. Where our group members are not based in the EEA we will ensure that any transferred data is treated in a manner commensurate with EU data protection laws.
Our service providers -This includes external third-party service providers, such as accountants, auditors, experts, lawyers, credit reference agencies, and other outside professional advisors; IT systems, support and hosting service providers; printing, advertising, marketing and market research and analysis service providers; document and records management providers; technical engineers; data storage and cloud providers and similar third-party vendors and outsourced service providers that assist us in carrying out business activities.
All our on-line service providers are based in the EU or have equivalency to EU data protection under the Shield certification. Our website has implemented Google Analytics Demographics and Interest Reporting. Any demographic reports produced using this data will be used to determine a better understand of our website traffic. You can opt-out of Google Analytics for Display Advertising and customize Google Display Network ads using the Ads Settings. In addition, you can use the Google Analytics Opt-Out Browser Add-on to disable tracking by Google Analytics. Please also see our Cookies policy for further information.
Government or other public authorities -including, but not limited to, HMRC, law enforcement or other agencies to which we are required to disclose Personal Data by law, or by a warrant, subpoena or court order.
Professional regulators -This includes the MHRA, GPhC, Royal Pharmaceutical Society, GMC, GDC, and NMC, who ensure we maintain appropriate professional and service standards and that your declarations and ours are accurate for compliance and enforcement purposes.
Our Suppliers -Occasionally, we may share Personal Data limited to your account number and partial post code with our suppliers to fulfil our and your legitimate interests. We will always do this under contract and you may write to us to opt-out.
Third parties -In the event that we sell or buy any business or assets, we may disclose your personal data to the prospective seller or buyer of such business or assets. If Opatra Ltd or substantially all of its assets are acquired by a third party, Personal Data held by it about its customers will be one of the transferred assets.
What is the legal basis for processing the Personal Data?
We may process your Personal Data on the following bases:
To carry out our obligations arising from any contracts entered into between you and us and to provide you with the information, products and services that you request from us;
Process prescriptions in the performance of a task in the public interest for the provision of skincare and treatment and to comply with our legal obligations. Office members are responsible for the confidentiality of your information;
Fulfil our legal and regulatory obligations such as preventing, investigating and detecting crime, fraud or anti-social behaviour and prosecuting offenders, including working with law enforcement agencies or the regulators.
Exercise tasks under our legitimate interests such as to:
enforce our terms and conditions, notably conditions of returns, refunds and payments;
handing customer contacts, queries and complaints or disputes;
to protect our operations or those of any of our group companies;
to protect our rights, privacy, safety of property, and that of our group companies, you or others;
to allow us to pursue available remedies or limit our damages;
ensure the security and integrity of our services and ensuring our websites operate effectively;
to administer our website and for internal operations, including troubleshooting, data analysis, testing, research, statistical and survey purposes.
to improve our website to ensure that content is presented in the most effective manner for you and for your computer;
where we extend credit to you for the products we may pass your Personal Data to credit reference agencies and they may keep a record of any search that they do. This includes exchanging information with other companies and organisations for the purposes of fraud protection and credit risk reduction.
Your consent in relation to marketing; to deliver relevant on-line advertising to you; to make suggestions and recommendations to you and other users of our site about goods or services that may interest you or them.

TRAINING AND EVENT DAY
What information is collected?
When you book onto a training course or an Event day run or hosted by Opatra Ltd we may collect the following Personal Data from you:
Name, title, postal address, email address, home telephone, mobile number, payment information (i.e. bank or credit card details), order history, professional registration and qualification, training history, information on the handling of your request and any other Personal Data you voluntarily provide to us.
When you volunteer to be a model on a training course at our premises or off-site we may collect the following Personal Data from you:
Name, title, postal address, email address, home telephone, mobile number, treatment history, data, complaints, reactions, age / date of birth, information on the handling of your request and any other Personal Data you voluntarily provide to us.
What is the purpose of the processing?
We process this Personal Data to book you onto a course or event day, ensure that you have the necessary qualifications and experience to join the course, and take payment if required. Also, we keep a record of attendees and can issue a certificate for training on OPATRA products.

データはどこに、どのくらいの期間保存されますか？
情報は、法的に必要とされる期間、研修部門がEU域内の安全なサーバー上で保管します。あらゆる治療に関する同意書の紙媒体は、法的に必要とされる期間、施設内で安全に保管されます。
イベント当日の情報は、法的に必要とされる期間、マーケティング部門がEU域内の安全なサーバー上で保管します。
情報は誰と共有される可能性がありますか？
個人データは、研修コースを運営する講師または企業と共有される場合があります。また、施術に対する反応が生じた場合、製品の製造元およびMHRA（英国医薬品医療製品規制庁）と一部の個人データを共有しなければならない場合もあります。
個人データの処理の法的根拠は何ですか？
当社は、ご要望に応じて研修コースの提供やイベントへの参加を可能にするため（契約の履行）、および会場に誰が居るかを把握し、施設、スタッフ、ならびに皆様の安全を確保し、研修コースを改善するという正当な利益に基づき、お客様の個人データを処理する場合があります。
ボランティアモデルとして、同意に基づきお客様の個人データを処理する場合があります。各処置ごとに同意書への記入が必要となります。 また、モデルを含む参加者の健康と安全を守るという当社の重大な利益に基づき、および製品に対する有害反応が発生した場合の法的義務に基づき、お客様の個人データを処理する場合があります。
セキュリティ
当社は、お客様の個人データが誤って紛失したり、不正に使用・アクセスされたり、改ざんされたり、開示されたりすることを防ぐため、適切なセキュリティ対策を講じています。さらに、お客様の個人データへのアクセスは、業務上知る必要のある従業員、代理人、請負業者、およびその他の第三者に限定しています。 これらの関係者は、当社の指示に基づいてのみお客様の個人データを処理し、守秘義務を負っています。
当社は、個人データの漏洩が疑われる事態に対処するための手順を整備しており、法的に義務付けられている場合には、お客様および該当する規制当局に漏洩の事実を通知します。
残念ながら、インターネットを介した情報の送信は完全に安全というわけではありません。当社はお客様の個人データを保護するために最善を尽くしますが、当サイトへ送信されるデータの安全性を保証することはできません。送信に伴うリスクはお客様ご自身の責任となります。 お客様から情報を受け取った後は、厳格な手順とセキュリティ機能を用いて、不正アクセスを防止するよう努めます。
当サイトには、パートナーネットワーク、当社のソーシャルメディアページ、広告主、および提携先のウェブサイトへのリンク、またはそれらからのリンクが掲載される場合があります。これらのウェブサイトへのリンクをクリックされる際は、各サイトが独自のプライバシーポリシーを定めており、当社はこれらのポリシーについて一切の責任または義務を負わないことにご留意ください。 これらのウェブサイトに個人データを送信する前に、各サイトのプライバシーポリシーをご確認ください。
当社は、本プライバシーポリシーに明記されている場合を除き、収集した情報を第三者に販売、共有、または貸与することはありません。
法律またはお客様との契約条件に基づき個人データの収集が必要であり、お客様が要求に応じて当該データを提供しなかった場合、当社はお客様との間で締結済み、または締結しようとしている契約（例えば、商品やサービスの提供など）を履行できない可能性があります。 その場合、当社が提供する製品やサービスをキャンセルせざるを得ない可能性がありますが、その際は速やかに通知いたします。

クッキー
当社のウェブサイトでは、お客様を他のユーザーと区別するためにクッキーを使用しています。これにより、お客様が当社のウェブサイトを閲覧する際の利便性を高め、サイトの改善にも役立てています。 当社が使用するクッキーおよびその利用目的に関する詳細情報はこちらをご覧ください。
当社のサイトの一部のエリアにアクセスするために、当社がお客様にパスワードを付与した場合（またはお客様がパスワードを選択した場合）、そのパスワードの機密保持はお客様の責任となります。パスワードを他人と共有しないようお願いいたします。

情報へのアクセス
一般データ保護規則（GDPR）に基づき、お客様には以下の権利が認められています：
当社がお客様の個人データを処理しているかどうかの確認を求め、処理されている場合には、お客様の個人データへのアクセスを求める権利；
不正確な個人データの訂正を求める権利；
個人データの消去を求める権利；
個人データの処理に対する異議申立てを行う権利；
個人データの処理の制限；および
個人データのポータビリティ – お客様が当社に提供した個人データを、構造化され、一般的に使用され、機械で読み取り可能な形式で受け取り、別のデータ管理者に転送すること。
場合によっては、例えば処理記録に関連して、当社の法的義務または公的義務が、データ保護法に基づくお客様の権利に優先することがあります。
お客様の個人データへのアクセス（またはその他の権利の行使）に手数料はかかりません。 ただし、お客様の請求が明らかに根拠のないもの、反復的なもの、または過度のものである場合、当社は妥当な手数料を請求することがあります。あるいは、こうした状況においては、お客様の請求に応じない場合があります。
当社は、お客様の身元を確認し、お客様の個人データへのアクセス権（またはその他の権利の行使）を確実にするために、お客様から特定の情報を求める必要がある場合があります。これは、個人データを受け取る権利のない者に開示されないようにするためのセキュリティ対策です。 また、対応を迅速化するため、ご請求に関する追加情報をお尋ねする場合があります。
当社は、すべての正当なご請求に対し、1ヶ月以内に回答するよう努めています。ただし、ご請求内容が特に複雑な場合や、複数のご請求をいただいた場合など、1ヶ月以上かかることがあります。その場合は、その旨をお知らせし、進捗状況を随時ご報告いたします。
これらの権利に関する詳細はこちらをご覧ください：https://ico.org.uk/for-organisations/guide-to-the-general-data-protection-regulation-gdpr/individual-rights/。本ポリシーについてさらにご質問がある場合、またはご自身の権利について詳しく知りたい場合は、データ保護責任者（office@opatra.com）までご連絡ください。 これらの権利のいずれかを行使される場合、その記録はOpatra Ltd.（
）にて保管されます。お客様の個人データの処理の法的根拠が同意である場合、アカウントにログインするか、当社のマーケティング通信に含まれる配信停止リンクを利用するか、またはinfo@opatra.com宛てにメールを送信することで、マーケティング通信に関する同意を撤回することができます。 なお、同意の撤回は、撤回前の処理の適法性には影響を与えません。
当社の個人データの処理がデータ保護法に違反しているとお考えの場合は、英国の情報コミッショナー（www.ico.org.uk）またはアイルランド共和国のデータ保護コミッショナー（www.dataprotection.ie）に苦情を申し立てることができます。

プライバシーポリシーの変更
今後、当社のプライバシーポリシーに変更があった場合は、本ページに掲載するとともに、必要に応じて電子メールにてお客様にご通知いたします。プライバシーポリシーの更新や変更については、定期的にご確認ください。
お問い合わせ
本プライバシーポリシーに関するご質問、ご意見、ご要望は、
までお寄せください。 電子メール：info@opatra.com

住所：Opatra Ltd,1Borehamwood EnterpriseWD6 4RQ, イギリス

当サイトをご覧いただき、ありがとうございます。
本プライバシーポリシーは2018年5月25日より施行されます。

ポリシーの更新日：2024年10月18日